Références et orientations - Livre 3

V.3 - La visite sur site

V.3.1 - Les documents à mettre à disposition lors de la visite

La liste ci-dessous constitue la base des documents qui doivent pouvoir être consultés par l’équipe d’audit lors de la visite sur site.

Cet ensemble de documents constitue l’élément 10 du dossier de demande d’accréditation.

Organisation

1. comptes-rendus des différents conseils CA, CP, CE, etc
2. états financiers : comptes de bilan, d’exploitation, budgétaires, analytiques ou extra comptables, programmes pluriannuels,  dossiers objectifs/moyens, contrat d’objectifs et de moyens, rapports d’audits par des structures externes
3. budgets de l’apprentissage le cas échéant
4. plaquette(s) de communication
5. accès au site web de l’école et à l’intranet
6. plan vert (stratégie et référentiel d’autoévaluation)
7. qualification (CV) des enseignants

International

8. conventions dont conventions de cursus bi-diplômants et documents relatifs à la scolarité des élèves en mobilité
9. document explicitant la politique internationale

Formation

10. règlement pédagogique des formations
11. documents pédagogiques : contrôles et épreuves d’évaluation des compétences
12. mémoires, projets d’élèves et leurs évaluations
13. rapports de stages d’élèves et leur évaluation ; livrets d’apprentissage, rapports périodiques de l’apprenti, compte-rendu des rencontres apprenti/maitre d’apprentissage/tuteur académique…
14. polycopiés de cours le cas échéant ou accès à l'environnement numérique de travail
15. exemples de suppléments au diplôme récents

Recrutement et emploi

16. règlement des recrutements (concours, banques de notes…)
17. projection des recrutements
18. classement de l’école dans les concours et notes des admis aux concours (moyenne au baccalauréat et écart-type pour écoles en 5 ans)
19. dossiers d’admission sur titres 
20. résultats de la dernière enquête CGE ou de toute autre enquête sur l’emploi des diplômés

Assurance qualité (formation, organisation)

21. fiches d’appréciation détaillée des élèves sur les enseignements et processus de prise en compte
22. manuel qualité, rapports d’audits internes, comptes-rendus de revues de direction, bilan social

D’autres documents ou éléments pourront être demandés le cas échéant pendant ou après la visite.

V.3.2 - L’organisation de la visite sur site(s)

Toute l’organisation matérielle de la visite est prise en charge par l’école. L’école envoie aux membres de la mission les titres de transports et effectue les réservations d’hôtel nécessaires à la visite d’audit, aux conditions habituelles de l’école.

La direction de l’école doit désigner un responsable en charge de cette organisation et communiquer ses coordonnées au rapporteur principal.

1 Préparation de la visite

  • tout site de formation placé sous contrôle de l’école peut en principe être visité
  • le rapporteur principal et le directeur de l’école entrent en contact pour fixer la date et définir le déroulement précis de la visite sur les différents sites d’enseignement
  • la réception du dossier de demande d’accréditation par tous les membres de la mission est un préalable à la préparation effective de celle-ci
  • le greffe de la CTI communique au rapporteur principal l’historique des missions précédentes, les débats de la Commission ainsi que les avis d’accréditations correspondants. Le rapporteur principal a la charge de les transmettre aux membres de la mission
  • la mission d’audit étudie les dossiers et les éléments d’antériorité, échange sur les contenus, et éventuellement demande des informations complémentaires par le canal du rapporteur principal

2 Déroulement de la visite

La visite peut s’organiser selon le schéma ci-après. Dans tous les cas l’ensemble de ces séquences doit être prévu dans l’agenda de visite.

Un temps conséquent doit être consacré à l’étude des documents sur place.

La veille de l’audit

Une réunion de cadrage de l’équipe d’audit doit être organisée, sans représentant de l’école. 
Une rencontre informelle avec des membres de l’équipe de direction de l’école, par exemple sous forme d’un diner, peut être organisée en accord avec le rapporteur principal et les autres auditeurs.

Matinée

Le directeur de l’école présente très brièvement l’établissement, sa stratégie de développement, le suivi des recommandations CTI, les formations et compétences attendues à l’issue de ces formations. Cet exposé, d’une heure maximum, peut s’effectuer en présence de membres du Conseil d’administration ou de l’équipe de direction. Dans le cas d’une formation avec plusieurs spécialités, le directeur peut être assisté des responsables des spécialités.

Ce temps d’échange doit être l’occasion d’un débat avec les rapporteurs (2 heures).

Pause de midi

C’est l’occasion de rencontrer et d’échanger librement avec les partenaires internes et externes de la formation.

Après-midi

  • poursuite éventuelle de la discussion,
  • visite rapide de l’école et notamment des locaux pédagogiques et de recherche,
  • en dehors de la présence de la direction de l’école, des rencontres successives qui peuvent revêtir des formes différentes, sont nécessaires : 

avec quelques membres du corps enseignant
avec quelques membres des laboratoires de recherche
avec quelques personnels techniques et administratifs
avec quelques élèves ingénieurs et responsables d’associations d’élèves
avec des anciens élèves, des employeurs et des institutionnels, partenaires de l’école

  • lorsqu’il y a de nombreuses spécialités, des rencontres peuvent être organisées en parallèle à la condition qu’il y ait deux auditeurs au minimum par groupe
  • réunion privée des rapporteurs pour consulter les différents documents et éléments de preuves complémentaires à l’examen du dossier et notamment ceux qui témoignent de l’acquisition effective par les diplômés des compétences attendues, pour confronter leur perception globale de l’école. Il y a lieu de prévoir une heure minimum, durée à adapter selon les cas avec le rapporteur principal
  • rencontre de fin de mission avec le directeur : courte discussion, demande éventuelle de documents complémentaires, rappel des échéances ultérieures concernant la demande d’accréditation

Dans le cas où l’école visitée est une composante d’un établissement, il est indispensable que les rapporteurs rencontrent le chef de l’établissement (le président de l’université si la formation est un institut interne de l’université, par exemple), de préférence lors d’un entretien séparé.

S’il y a des formations FISA, les rapporteurs doivent rencontrer les responsables des structures de partenariat et du CFA (Centre de formation d’apprentis).