Références et orientations - Livre 3

IV.1.2 - La procédure de demande d’accréditation par Lettre d’intention et le dépôt des dossiers des écoles

La Lettre d’intention

Une procédure est mise en œuvre conjointement par la Direction générale de l’enseignement supérieur et de l’insertion professionnelle (DGESIP) et la CTI afin de recenser les déclarations d’intention portant sur les nouveaux dossiers de demande d’habilitation à délivrer le titre d’ingénieur diplômé. Pour une école proposant une formation en 5 ans, la Lettre d'intention doit être produite pour l'ouverture d'un nouveau cycle préparatoire.

Cette procédure a pour vocation d'assurer une meilleure organisation des travaux de la CTI en anticipant la programmation des évaluations des formations nouvelles que les établissements seraient amenés à présenter. Il s’agit d’un simple courrier adressé au ministère en charge de l’enseignement supérieur, décrivant la formation que l’école souhaite mettre en place en termes de stratégie de site, d’objectifs et d’effectifs attendus.

Lorsqu’elle a été exprimée, la réponse de la CNCP suite à la demande d’avis d’opportunité réalisée par l’école doit être jointe à ce courrier.

Le colloque annuel de la CTI,  au mois de février et la campagne d’accréditation

Chaque année, en février, la CTI organise un colloque national, prélude au lancement de la campagne d’évaluation relative à l’année suivante, où elle invite tous les dirigeants d’écoles. C’est l’occasion pour la CTI d’exposer aux directions des écoles les évolutions les plus récentes du référentiel et des procédures, mais aussi d’être à l’écoute des établissements et de leurs problèmes et de recueillir leurs avis.

L’ordonnancement d’examen des dossiers de demande d’accréditation qui seront traités dans la campagne d’accréditation, réalisé avec le greffe de la CTI et éventuellement le HCERES, est communiqué dès le mois de janvier aux écoles. Le planning des dates de dépôt des dossiers par les écoles, des missions d’audit et des passages en assemblée plénière sont présentés au colloque, avec l’indication des rapporteurs principaux affectés à chaque mission d’audit. Cette procédure permet aux représentants des écoles de rencontrer leur rapporteur principal. Des changements de rapporteur peuvent toutefois intervenir en cas d’indisponibilité majeure. Ces changements n’affectent en rien la qualité du processus d’audit.

Le calendrier de la campagne d’audit est ensuite publié sur le site internet de la CTI.

La transmission du dossier de demande d’accréditation de l’école

Préalablement à tout dépôt de dossier, la mise à jour des données certifiées concernant l’établissement et ses diverses formations d’ingénieur doit avoir été réalisée spontanément, précisément et complètement durant la période de référence prévue, au moyen du l’outil de saisie en ligne dans l’espace directeur du portail internet de la CTI prévu à cet effet. Toute modification des données certifiées après clôture et signature par le directeur devra être dument justifiée.

Les documents fournis constituent un élément essentiel de l’évaluation portée par la mission de la CTI. 

Après l’enregistrement du dossier au ministère, les documents sont placés sur un portail numérique (e-Org), qui permet aux rapporteurs de les télécharger. Il peut être demandé à l’établissement de fournir ces documents sous forme numérique ou papier à tout rapporteur ou expert appartenant à la mission d’audit.

La composition de l’équipe d’audit CTI

La taille de l’équipe d’audit dépend du nombre de formations à examiner. Elle comprend en général trois à cinq personnes et peut en comprendre davantage pour les établissements avec de multiples formations.

Pour des raisons de déontologie, les membres de l’équipe d’audit ne peuvent pas avoir des liens directs ou indirects avec l’école auditée.

Le rapporteur principal de la mission CTI est désigné en assemblée plénière avant le colloque annuel de la CTI. Les autres membres de l’équipe d’audit sont définis par l’assemblée plénière six mois avant l’audit. Ces membres de l’équipe d’audit sont membres ou experts de la CTI ; ils sont choisis en fonction de leurs compétences au regard du domaine de l’école.

Conformément aux standards internationaux, un expert élève ingénieur et éventuellement un expert international font partie de l’équipe d’audit pour les évaluations réalisées dans le cadre du renouvellement périodique (demande de catégorie A). Des observateurs étrangers peuvent être désignés dans le cadre des accords internationaux de reconnaissance mutuelle d’accréditation ou d’attribution de label européen.

Le rôle des experts est centré sur les programmes de formation, en particulier lorsque la Commission n’a pas de membre du domaine de  spécialité de l'école, disponible.

Le directeur de chaque école est officiellement informé de la composition de l’équipe qui va l’auditer. Le directeur peut en récuser la composition par une lettre motivée envoyée au président de la CTI sous huitaine.

Le bureau de la CTI analyse la demande et modifie le cas échéant la composition de l’équipe.

La préparation de la visite sur site

Le rapporteur principal et le directeur de l’école entrent en contact le plus rapidement possible pour finaliser la date et définir le déroulement précis de la visite sur le ou les différents sites d’enseignement.

L’école doit prendre en charge l’organisation matérielle de la visite et tous les frais correspondants, y compris le déplacement et le logement des membres de la mission, en évitant que les membres de la mission ne fassent l’avance de ces frais.

L’école se doit de rassembler les différentes pièces à mettre à la disposition de l'équipe d'audit lors de sa visite. Toutes les informations nécessaires au travail d’évaluation, notamment les éléments de preuve témoignant de son organisation et de ses résultats ainsi que les documents demandés préalablement par le rapporteur principal. Ces documents sont mis à disposition de l’équipe d’audit dans une salle dédiée.

L’examen du dossier par l’équipe d’audit avant la visite

Le Greffe de la CTI communique au rapporteur principal l’historique des missions précédentes, les comptes-rendus des débats de la Commission ainsi que les avis ou décisions d’accréditation correspondants. Ces pièces sont appelées « élément d’antériorité ».

L’équipe d’audit dispose également des avis du HCERES ou d’autres structures d’évaluation concernant l’établissement (établissement, recherche, formations…) lorsqu’ils sont publiés.

L’équipe d’audit examine le dossier et peut éventuellement demander des informations supplémentaires à l’école à tout moment du processus d’audit par l’intermédiaire du rapporteur principal.